Flexibele workflow voor ondertekenen

De procesflow voor het ondertekenen kent verschillende stappen en bijbehorende rechten.
Twee stappen zijn verplicht, maar de meeste zijn optioneel en door de werkgever zelf in te richten.
De stappen zijn per overeenkomsttype in te richten.
Hierdoor kan je per overeenkomsttype zelf bepalen hoe uitgebreid de procesflow moet zijn.

De procesflow wordt per overeenkomsttype ingericht onder "Overeenkomsttype Instellingen".

1. Invullen door werkgever (verplicht)
   De medewerkers van de werkgever die het recht “overeenkomst starten” hebben mogen een overeenkomst starten. In deze eerste stap worden de gegevens ingevuld die relevant zijn voor de overeenkomst, zoals uurloon, contracturen, afdeling, relevante CAO en dergelijke.
   
   Deze stap kan gedaan worden door bijvoorbeeld een bedrijfsfiliaal of afdeling.
   
2. Voorcontrole door werkgever (optioneel)
   De medewerkers van de werkgever die het recht “overeenkomst voorcontroleren” hebben geven hier het akkoord om de procesflow voor ondertekenen door te laten gaan. Hierbij wordt het akkoord gegeven op bijvoorbeeld het uurloon, contracturen, secundaire voorwaarden etc. Uiteraard is e.e.a. afhankelijk van de inhoud van de overeenkomst.
   
   Deze stap is optioneel. Een directeur of afdeling HR kan in deze stap bijvoorbeeld aangeven dat ze inhoudelijk akkoord zijn met de arbeidsvoorwaarden en dat de medewerker nu de benodigde gegevens kan aanvullen. Deze stap kan ook gebruikt worden indien een (externe) salarisadministrateur een controle op de ingevulde gegevens wil doen voordat deze door de gehele procesflow gaat.
   
   
3. Invullen door werknemer (optioneel)
   De medewerker vult hier zijn ontbrekende gegevens aan.
   
   Deze stap is in 2 manieren optioneel.
   - Indien de werkgever alle gegevens al heeft ingevuld in stap 1, kan deze stap worden overgeslagen. Dit kan worden aangegeven in de procesflow.
   - Indien deze stap niet is opgenomen in de procesflow, moet de werkgever in stap 1 alle benodigde gegevens invullen.
   
4. Controleren door werkgever (optioneel)
   De 2^e controlestap in het ondertekenproces is de laatste controle voordat de overeenkomst wordt ondertekend. Deze controle wordt gedaan door medewerkers met het recht “Controleren werkgever”.
   
   Deze stap is optioneel. De afdeling HR of een externe salarisadministrateur kan hier bijvoorbeeld de definitieve eindcontrole doen.
   
   
5. Ondertekenen werkgever (optioneel)
   De overeenkomst wordt altijd eerst ondertekend door de werkgever. Hiervoor moet de medewerker het recht “Ondertekenen werkgever” hebben.
   
   Deze stap is optioneel. Het is daardoor mogelijk om bijvoorbeeld een brief “sleutelverklaring” of “gebruik laptop” naar de medewerker te sturen zonder dat deze is ondertekend door een directeur o.i.d.
   
   
6. Ondertekenen werknemer (optioneel)
   De overeenkomst wordt ondertekend door de medewerker.
   
   Deze stap is optioneel. Het is daardoor mogelijk om bijvoorbeeld een brief “einde dienstverband” te sturen die puur ter info is en daarom alleen is ondertekend door de werkgever.
   
   
7. Afgerond (verplicht)
   Deze stap is puur administratief en geeft aan dat alle stappen in de procesflow doorlopen zijn en dat de overeenkomst daarmee definitief is afgerond.